Einsatz dienstlicher E-Mail-Adressen an mittleren und höheren Schulen

BMBWF-303.000/0003-IT/2/2018
Sachbearbeiter/in:
Raphaela Psihoda
Abteilung IT/2
T +43 1 53120-7740
F +43 1 53120-817740
Zentraleinformatik@bmbwf.gv.at

Rundschreiben Nr. 4/2018

Verteiler: N
Sachgebiet: Dienstrecht
Inhalt: Einsatz dienstlicher E-Mail-Adressen an mittleren und höheren Schulen
(Neufassung)
Geltung: ab März 2018

Gemäß § 5 Abs. 6 des Bildungsdirektionen-Einrichtungsgesetzes [BD-EG] (Art. 7 des Bildungsreformgesetzes 2017, BGBl. I Nr. 138/2017) hat (unter anderem) jede an einer Schule im Anwendungsbereich des BD-EG beschäftigte Lehrperson zum Zweck der Wahrnehmung der Aufgaben des Qualitätsmanagements und des Bildungscontrolling über ein elektronisches Postfach zu verfügen, welches die Information der Bediensteten und deren Erreichbarkeit ermöglicht. Das BD-EG wird mit 1. Jänner 2019 in Kraft treten (§ 37 Abs. 1 BD-EG).

Aufgrund der im Einsatz befindlichen schulspezifischen Plattformlösungen, wie z. B. WebUntis, Lms.at, lernplattformen.schule.at (Moodle), Office365 an der Schule ist die Überarbeitung des Rundschreibens Nr. 26/2017 zum Einsatz dienstlicher E-Mail-Adressen an mittleren und höheren Schulen erfolgt.

Die Gruppe der Lehrpersonen (im Bereich der mittleren und höheren Schulen) ist im Wesentlichen die letzte große Bedienstetengruppe in der Bundesverwaltung, die noch nicht über eine einheitliche dienstliche E-Mail-Adresse verfügt. Es werden daher für die dienstliche Kommunikation häufig private bzw. auf Schulebene organisierte elektronische Postfächer verwendet. Dies ist sowohl datenschutzrechtlich als auch aus Sicht der IT-Sicherheit nicht zu empfehlen.

Vor diesem Hintergrund wird seitens des Bundesministeriums für Bildung, Wissenschaft und Forschung

  • für Bundeslehrpersonen an mittleren und höheren Schulen (und andere Lehrpersonen an solchen Schulen, wenn deren Besoldung über die Anwendung PM-SAP des Bundes erfolgt)
  • für (sonstige) Bundesbedienstete an mittleren und höheren Schulen des Bundes (Verwaltungsdienst, Krankenpflegedienst, schulärztlicher Dienst) und für Personen, die an solchen Schulen ein Verwaltungspraktikum gemäß VBG oder eine Lehre absolvieren, sowie
  • für Personen im Unterrichtspraktikum

ein cloudbasiertes, endgeräteunabhängiges elektronisches Postfach mit der E-Mail-Adresse
vorname.zuname@bildung.gv.at
bereitgestellt. Durch die Verwendung der generischen Domain „gv.at“ wird der Bedeutung dieser Personengruppen für die Funktion Bundesverwaltung Rechnung getragen.

Zur Absicherung des Zugangs zum dienstlichen Postfach sind geeignete Passwörter zu verwenden; diesbezügliche Empfehlungen enthält die Broschüre: „Sind Sie sicher? Informationssicherheit in der öffentlichen Verwaltung“ (abrufbar unter: http://pubshop.bmb.gv.at/detail.aspx?id=646 ). Die Weitergabe von Passwörtern ist nicht zulässig.

Soweit für den obengenannten Personenkreis Postfächer von den Schulleitungen bzw. den Schulerhaltern eingerichtet worden sind, können diese weiterhin verwendet werden. Eine bidirektionale Weiterleitung der elektronischen Post von der dienstlichen E-Mail-Adresse an ein Schulpostfach ist im Rahmen der vorhandenen technischen Möglichkeiten und unter Einhaltung der Vorgaben zur IT-Sicherheit zulässig, soweit sichergestellt ist, dass dienstliche E-Mails ehestmöglich beantwortet werden. 

Eine Weiterleitung der elektronischen Post von der dienstlichen E-Mail-Adresse an ein privates Postfach ist aus Gründen des Datenschutzes und der IT-Sicherheit nicht zulässig. Die Inhaberinnen und Inhaber der elektronischen Postfächer bildung.gv.at haben diese regelmäßig (ausgenommen Ferialzeiten) zu sichten. 

Diese E-Mail-Adresse kann gegebenenfalls – nach Maßgabe der pädagogischen Erfordernisse – neben den vorgesehenen Möglichkeiten der persönlichen Kommunikation (z. B. im Rahmen von  Sprechstunden) auch für die Kommunikation im Außenverhältnis mit Schülerinnen und Schülern sowie im Zusammenwirken mit den Erziehungsberechtigten eingesetzt werden.

Gemäß § 79d BDG 1979 (§ 29n VBG) dürfen die dienstlichen E-Mail-Adressen in einem eingeschränkten Maß auch privat genutzt werden, sofern diese Nutzung nicht missbräuchlich erfolgt, dem Ansehen des öffentlichen Dienstes nicht schadet, der Aufrechterhaltung eines geordneten Dienstbetriebes nicht entgegensteht und sie die Sicherheit und die Leistungsfähigkeit der IKT-Infrastruktur nicht gefährdet. In privaten E-Mails dürfen keine Hinweise auf die dienstliche Stellung und keine dienstlichen E-Mail-Signaturen aufgenommen werden.

Nähere Informationen zu den Themen Zugang, Passwort-Service und Hilfestellungen sind über das Portal Austria (Anmeldung über http://bildung.portal.at) in der Anwendung „MA-Informationen“ abrufbar. Generell werden zukünftig auch neue Funktionen, technische Änderungen sowie geänderte Nutzungsbedingungen über Portal Austria / MA-Information kundgemacht.

Wien, 9. Februar 2018

Für den Bundesminister:
Mag.a Heidrun Strohmeyer

Geändert am: 06.04.2018

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